SESIÓN DE APRENDIZAJE 7

INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO

COMPETENCIA:

Gestiona Proyectos de Emprendimiento Económico o Social

CAPACIDADES:

Aplica habilidades técnicas. Trabaja cooperativamente para lograr objetivos y metas.

DESEMPEÑO / PRODUCTO:

Planifica actividades que le permitan realizar el estudio técnico productivo de un negocio, siendo investigadora de sus conocimientos y constructora de sus aprendizajes y los valora como parte de su proceso formativo, aprovechando los recursos tecnológicos a su alcance.

VALORES:

Solidaridad

ACTITUDES:

Trabaja en equipo.  Apoya a sus compañeras en la elaboración del croquis.

¿Qué es una Hoja de Cálculo?

El término “Hoja de Cálculo” viene de las hojas verdes que algunos contadores todavía utilizan para registrar la información. Las formas de papel tienen pequeñas filas y columnas en las que se puede registrar con cuidado todo tipo de datos. Básicamente, es una gran tabla con datos dispersos por toda la página, que puede contabilizarse de alguna manera, de allí el nombre de hoja de cálculo. 

Una definición más apropiada ...

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas.

¿Qué es y para qué sirve Excel 2016?

Excel 2016 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, Sway... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa, ¿qué ocurriría si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números? Tendrías que volver a introducirlos todos, mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados. Imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error: tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.
Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.
Puedes observar cómo las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA. Debajo de la cinta de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,21 . Es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,21.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.
También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo; incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas podrás sacar mucho más partido de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.
 

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.

1.5. Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar , Maximizar y Cerrar .
La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

- Es posible que en la versión de Excel 2016 que tengas instalada en tu equipo visualices otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.
Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente tema avanzado de Personalizar el entorno de trabajo . Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo Importar y exportar el entorno personalizado .

- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha.
La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel: en la barra de título de la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1 hoja aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas, según se vayan agregando, serán nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO	TECLADO
Celda Abajo	FLECHA ABAJO
Celda Arriba	FLECHA ARRIBA
Celda Derecha	FLECHA DERECHA
Celda Izquierda	FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo	AVPAG
Pantalla Arriba	REPAG
Celda A1	CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa	FIN  FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa	FIN  FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa	FIN  FLECHA IZQUIERDA o  INICIO
Última celda de la fila activa	FIN  FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico sobre los tipos de datos .
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas mira este tema básico Introducción a las fórmulas .

2.7. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un símbolo en la esquina superior izquierda similar a este:.
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Tipos de datos

Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:

Valores Constantes.

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran y, para escribir un número negativo, éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2028, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año. Sin embargo, para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99        1-12-99                    2:30 PM             
14:30           1/12/99 14:30          12/07/2031

TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

SÍNTESIS:

Con tu compañera de al lado (tándem) elabora un organizador visual sobre la clase de hoy.

RAZONAMIENTO LÓGICO:

Observa la pantalla de Excel e identifica cada una de sus partes, anótalo en tu cuaderno.

FORMULACIÓN DE CONCEPTOS:

Responde: ¿Qué es una tabla y qué elementos presental? Anótalo en tu cuaderno.

FORMULACIÓN DE PRINCIPIOS:

Elabora un principio sobre el tema tratado y anótalo en tu cuaderno.

ACTIVIDAD:

Realiza el ejercicio de creación de tablas dado por el docente.

REFLEXIONA:

¿Con qué valores institucionales de nuestro colegio se relaciona el tema de hoy? Fundamenta tu respuesta.

EXTENSIÓN:

Elabora un cartel sobre  la importancia de la organización de las personas en el proceso productivo; haciendo uso de diferentes medios tecnológicos. (Word, PowerPoint)

Metacognición: Responde:

¿Qué aprendí hoy en la clase sobre INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO?
¿Qué fue lo más interesante para mí?
¿Para qué me servirá lo que aprendí? o ¿De qué manera puedo aplicar lo que aprendí?¿Encontré alguna dificultad para entender? ¿Cómo puedo superar esto?